如何管理工作杂乱无章的人

[我们经常会碰到一些杂乱无章的人，他们在整理、归纳方面总有欠缺，特别是在工作中和他们合作时，合作效率总是特别低下。

但这个问题并不是无法解决的——它需要我们花费一些时间和耐心去了解、沟通。

杂乱无章的人，在工作中所表现出的不仅仅是“无法快速找到需要的东西”，他们往往处理工作缺乏条理性与一致性，还有诸如很少做规划、糟糕的时间管理能力、无法分清工作重点、面对复杂问题理不清头绪等问题存在。与此同时，与工作混乱相伴相生的还有懒惰、缺乏专注力和决策困难等性格特点。这些有时甚至会影响整个团队的进度和氛围。以下是一些缺乏条理的典型迹象：

• 办公桌杂乱

• 经常错过交付节点

• 工作责任心不足

• 不熟悉自己的工作职责、任务以及公司规程

• 经常缺勤

• 交付质量差，效率低

• 不把时间花在重要任务上……

之所以会杂乱无章，背后有很多因素，并不单纯是个人主观意愿。以下是一些常见的原因：

注意力集中度低

无法专注于单项任务，思维总是在各种任务之间跳跃。

工作负荷过重

持续的工作压力之下，人们很容易不堪重负，会导致各种疾病，影响他们的身心健康。在这样的情况下，更别提希望他们能有精力关注细节了——他们会更在意的是先完成被分配的任务，而非工作条理。

拖延症

拖延症是一种心理上的“障碍”，背后也有许多原因：可能觉得自己无法达成他人对自己的期待，潜意识中对失败的恐惧所带来的压力导致拖延；可能工作现实和理想相距甚远，想把精力放在更感兴趣的事情上，工作就随便应付了……

基因遗传

基因影响着我们大脑处理信息和工作条理的思维。例如，注意力缺陷多动障碍（ADHD）等疾病会影响大脑，让人们难以遵循常规、保持专注和有条理地完成任务。

心理状态影响

有时候，外部环境是我们内心状态的体现，所以如果TA的办公桌杂乱无比，说明其内心也可能处于混乱中。从心理上来讲，这是个恶性循环，工作杂乱无章会导致失望、紧张、压力和焦虑情绪，内心不安稳进而又反过来加重工作的混乱程度。想要帮助他们，同理心和关怀必不可少。有时甚至可以尝试帮助他们制定流程、找到适合的工作技巧等。

或许你已经发现，团队中如果有人工作混乱无条理，会对大家整体的效率、团队精气神产生很大的不利影响。接下来我们就来看看有哪些实用的建议可以为你解忧。

01 为员工树立正确的榜样

好的管理者会以身作则，为员工们指明方向——从工作井井有条到工作与生活的和谐平衡。员工们会以此为榜样，来安排自己的工作，调整自己的步伐。所以你需要为所有员工树立起一个正确的榜样。

守时

守时不仅意味着准时到岗，还意味着及时交付各项任务、合理安排日程和会议等。从准时到达办公室开始，提前计划每天的工作，并确保各项事情按计划进行，以便员工从入职的第一天起就能遵循同样的准则。

健康的沟通

进入办公室或员工向你提问时，要微笑有热情，礼貌回应，并倾听他们的关切，与他们一起寻找问题的解决方案。

不惧失败

无论你在某一项目上失败得有多严重，明天都会有全新的开始。不仅自己要从失败中吸取教训、努力改进，还要指导员工从中学习经验。

工作/生活平衡

平衡工作与生活是件大事。作为管理者，想要员工能培养平衡工作与生活的意识，就要自己先分清重点，抓大放小，能让你的工作更有效率。

02 评估问题的根源

当工作上遇到问题时，你会怎么做？你是立即先处理它造成的影响，还是停下来考虑更深层次的原因？

如果只是“对症下药”，而不解决根源问题，麻烦还会再次发生。因此，要分析问题的根本原因——确定发生了什么，为什么会发生，以及如何才能减少再次发生的可能。

所以，你要帮助员工，找到杂乱无章的问题根源，并且指导TA寻找解决方法。

03 让员工理解“有条理”的重要性

确保团队成员理解工作有条理的重要性，才能为更顺畅的团队高效协作铺平道路。以下是一些快速让团队成员了解工作条理重要性的方法。

• 举例激励：分享一些有条理的团队成员如何在事业上取得重大成就的实例。

• 培训和资源支持：召开研讨会或提供线上学习资源，帮助员工学习相关技能，更有条理地开展工作。

• 鼓励反馈：询问团队成员的学习情况，必要时根据反馈做出调整。

• 及时表扬：认可和赞赏员工在工作条理性方面的进步，保持其积极性。

04 关注积极的一面，保持同理心

快乐并有条理地工作，关键在于积极的心态。拥抱积极心态的员工，会取得更大的成就，且更容易感到愉悦。作为管理者，你可以在团队中提升这种积极心态：及时表扬与鼓励大家取得的成就，激发员工的信任等。即使面对挑战，也要专注于积极的方面，保持乐观的心态。给予团队关怀与支持，提供必要的帮助与激励。

此外，打造一个人人都有归属感与安全感的正向环境，彼此激励，也有助于促进团队的积极心态。

当然，团队成员相处时，同理心很关键——有时并非能力问题，可能对方只是一时在为某些事情困扰。在这种情况下，与其立刻跳出来批评指责，不如以更有同理心的方式来帮助他们解决问题，可能会更有效。请记住，不是每个人天生都擅长把工作处理得井井有条的。对你来说轻而易举的事，对其他人来说可能十分困难。人无完人，要保持谦虚。

05 借助OA系统

合理的运用OA系统能帮助个人与团队组织，管理追踪、协作完成工作任务和项目。工作混乱员工最常见的特征之一，就是无法将时间合理分配给特定任务。他们无法确定任务的优先顺序，甚至常常面对任务无从下手。如果是这种情况，你可以借助OA帮助他们创建计划、目标和对应的交付成果。

• 提高员工参与度：OA能帮助管理员工的任务并跟踪截止日期，从而找出潜在的阻碍因素。

• 改善协作氛围：通过文件共享、实时通信和进度跟踪，能帮助团队更顺畅地协作，确保项目及时完成。

• 降低压力水平：能整合各项任务统一管理，从而降低团队成员的压力和焦虑水平，帮助他们有序推进工作，避免混乱。

06 定期一对一交流

定期的一对一交流对于有效的团队管理来说必不可少。可以交流工作的各个方面，找出潜在的问题，确保每个人对目标达成共识。这对员工非常有益，能帮助他们克服困难，提高效率。你可以和员工讨论其个人发展，分析遇到的问题及可能的解决办法，并激励他们分享想法。不仅能有效提升成员的责任感，还能促成整体认真对待工作的氛围。

此外，与完全专注于任务管理不同，你还能在过程中与员工交流他们的个人职业发展，了解他们的目标与愿望，并提供必要的帮助，与对方建立更坚实的关系，彼此理解互信，坦诚沟通。这对你们来说绝对是个双赢，不仅能解决工作条理性的问题，确立明确的目标，还能支持他们的发展。

虽然面对工作杂乱无章的人们，需要进行主动管理，不过，有必要记住，每个人都有自己独特的工作方式。有人天生做事有条理，而有些人不是，这都是正常的。我们要做的是制定标准，帮助需要帮助的员工，以有效提升团队的效率。如果你觉得员工有这方面的困扰，请一定为他们提供帮助和资源。请记住，这也是帮助员工提升技能、促进团队发展的绝佳机会。